Sachverhalt:
Laut EU-Richtlinie 2014/55/EU (Artikel 7) über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlicher Auftragsvergabe
sind Kommunen ab dem 27.11.2019 verpflichtet, elektronische Rechnungen zu
empfangen und zu verarbeiten, wenn diese der EU-Norm entsprechen und die
zugelassenen Syntaxen verwenden. Die Verpflichtung zur Annahme im November 2019
verschiebt sich auf den 18.04.2020, da die EU-Norm erst nach 30 Monaten nach
Veröffentlichung (17.10.2017) im EU-Amtsblatt in Kraft tritt. Eine
Konkretisierung der EU-Norm erfolgt im E-Government-Gesetz des Bundes vom
04.04.2017.
Zu den Kernelementen
einer E-Rechnung gehören u.a. die Prozess- und Rechnungskennungen, der
Rechnungszeitraum, die Informationen über den Verkäufer/ Käufer, Informationen
über den Zahlungsempfänger, Anweisungen zur Ausführung der Zahlung,
Informationen zu den einzelnen Rechnungszeilenposten, Rechnungsgesamtbeträge
und die MwSt.-Aufschlüsselung.
Damit wird der Wirtschaft die Möglichkeit
gegeben, E-Rechnungen zu versenden.
Die Annahme/Verarbeitung von elektronischen
Rechnungen ist damit ein wesentlicher Schritt zur Optimierung von Prozessen.
Durch die
Möglichkeit des Empfangs/der Verarbeitung einer eRechnung verringert sich der
Arbeitsaufwand auf der Unternehmerseite und der Verwaltung. Rechnungen werden
gemäß EU-Norm in einem von IT-Systemen unmittelbar strukturierten, standardisierten
und verwendbaren Datensatz (ZUGFeRD/X-Rechnung) zur Verfügung gestellt. Das
spart voraussichtlich viel Zeit bei der Vorkontierung, wenn die
Rechnungsbearbeitung insgesamt elektronisch stattfindet.
Dieser Prozess kann durch eine Modulerweiterung „Rechnungsworkflow“ des
Finanzwesen-Systems „newsystem“, das in der Gemeinde Bohmte im Einsatz ist,
unterstützt werden. Durch den sog. eRechnungs-Manager ist es möglich, die
eingegangenen elektronischen Rechnungen in einem für newsystem lesbaren Format
direkt digital weiterzuverarbeiten ohne Medienbrüche zu erzeugen. Darüber
hinaus ist es mit dem eRechnungs-Manager möglich, wiederkehrende Rechnungen
automatisch erkennen zu lassen. In Verbindung mit dem gesamten
Rechnungsworkflow können auch weitere Kontierungen von Rechnungen automatisiert
eingegeben werden. Damit werden die Logistik-/Durchlaufzeiten
(interne Post, Weiterreichen über verschiedene Stellen), Bearbeitungszeiten
(Personalkosten) und Sachkosten (Papier, Toner, Büromaterial zum Abheften usw.)
auf ein Minimum reduziert, ohne dass Nutzen verloren geht. Darüber hinaus geht
keine Rechnung auf dem internen Postweg verloren und der Bearbeitungsstatus ist
jederzeit nachvollziehbar. Im elektronischen Eingangsbuch besteht ein Überblick
über die eingegangenen Rechnungen, sodass auch ein jederzeitiger Überblick über
alle Verbindlichkeiten besteht und auch ggf. Skontofristen eingehalten werden
können. Auf dem Bildschirm können Rechnungen über das Finanzwesen-System
„newsystem“ aufgerufen werden. Nach Bearbeitung der Rechnungen sollen diese in
einem Dokumentenmanagementsystem archiviert werden, für das der Verwaltung
derzeit noch kein aktualisiertes Angebot vorliegt.
Die derzeitige Planung sieht vor, den Prozess der
Einführung des Rechnungsworkflows/ Dokumentenmanagementsystems Ende 2019/Anfang
2020 umzusetzen. Mit der Jahresveranlagung 2020 könnten die ersten
Steuerbescheide archiviert werden. Im Frühjahr 2020 könnte die Umsetzung der
Archivierung der Rechnungen i. V. m. dem Rechnungsworkflow/eRechnungs-Manager erfolgen,
um der gesetzlichen Anforderung zum 18.04.2020 gerecht zu werden.
Im Haushalt 2018 wurden für die Jahre 2018/2019
für die Investition „Rechnungsworkflow“ Ansätze von insgesamt 18.900 € zur
Umsetzung eingeplant. Aufgrund allgemeiner Preissteigerungen, der zusätzlichen
Berücksichtigung der Archivierung der eingescannten Belege im
Dokumentenmanagementsystem und des eRechnungs-Managers im Finanzwesen-System
„newsystem“ wird im Haushalt 2019 für das Jahr 2020 mit einem Betrag i. H. v.
32.000 € im investiven Bereich geplant. Die laufenden Aufwendungen belaufen
sich jährlich auf ca. 10.000 €.
Zum 01.01.2019 hat die ITEBO neue (höhere)
Konditionen, die zu einem Anstieg der Aufwendungen führen würden. Sollte das
Angebot erst nach dem 01.01.2019 angenommen werden, gelten die neuen
Bedingungen.
Aus diesem Grund schlägt die Verwaltung vor, das
Angebot noch in diesem Jahr anzunehmen und im Haushalt 2019 für das Jahr 2020
die entsprechenden Mittel einzustellen.
Anlagen:
Angebot vom 22.11.2018
Beschluss:
Der Rat der Gemeinde Bohmte beschließt, das Angebot der ITEBO vom 22.11.2018 (Angebotsnr. 2018-2518) zur Einführung des Rechnungsworkflows und eRechnungs-Managers anzunehmen.
Darüber hinaus beschließt der Rat, im Haushalt 2019 für das Jahr 2020 einen Betrag für die einmalige Investition i. H. v. 32.000 € und laufende jährliche Kosten ab dem Jahr 2020 i. H. v. 10.000 € zu berücksichtigen.
Finanzierung:
Durch die Ausführung des
vorgeschlagenen Beschlusses entstehen folgende Auswirkungen auf den Haushalt:
Keine
finanziellen Auswirkungen |
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Gesamterträge und/ oder Gesamteinzahlungen (ohne
Folgekosten) in Höhe von |
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€ |
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Gesamtaufwendungen
und/ oder Gesamtauszahlungen (ohne Folgekosten) in Höhe von |
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42.000 € |
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im |
Ergebnishaushalt |
Produkt: |
11110 |
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Kostenstelle: |
020002 |
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Deckungsmittel
stehen bei der zuständigen Haushaltsstelle zur Verfügung |
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Deckung
erfolgt im Rahmen des zugehörigen Budgets Deckung
erfolgt durch Einstellung im Haushalt 2019 für 2020 ff. (10.000 €) |
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Deckungsmittel
stehen nicht zur Verfügung Jährliche
Folgekosten: 10.000 € |
Die Finanzierung
bei nicht zur Verfügung stehenden Deckungsmitteln muss erfolgen: |
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durch
einen Nachtragshaushalt |
Abstimmungsergebnis:
Ja: |
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Nein: |
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Enthaltung: |
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