Sachverhalt:

Laut EU-Richtlinie 2014/55/EU (Artikel 7) über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlicher Auftragsvergabe sind Kommunen ab dem 27.11.2019 verpflichtet, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten, wenn diese der EU-Norm entsprechen und die zugelassenen Syntaxen verwenden. Die Verpflichtung zur Annahme im November 2019 verschiebt sich auf den 18.04.2020, da die EU-Norm erst nach 30 Monaten nach Veröffentlichung (17.10.2017) im EU-Amtsblatt in Kraft tritt. Eine Konkretisierung der EU-Norm erfolgt im E-Government-Gesetz des Bundes vom 04.04.2017.

Zu den Kernelementen einer E-Rechnung gehören u.a. die Prozess- und Rechnungskennungen, der Rechnungszeitraum, die Informationen über den Verkäufer/ Käufer, Informationen über den Zahlungsempfänger, Anweisungen zur Ausführung der Zahlung, Informationen zu den einzelnen Rechnungszeilenposten, Rechnungsgesamtbeträge und die MwSt.-Aufschlüsselung.

Damit wird der Wirtschaft die Möglichkeit gegeben, E-Rechnungen zu versenden.

Die Annahme/Verarbeitung von elektronischen Rechnungen ist damit ein wesentlicher Schritt zur Optimierung von Prozessen.

Durch die Möglichkeit des Empfangs/der Verarbeitung einer eRechnung verringert sich der Arbeitsaufwand auf der Unternehmerseite und der Verwaltung. Rechnungen werden gemäß EU-Norm in einem von IT-Systemen unmittelbar strukturierten, standardisierten und verwendbaren Datensatz (ZUGFeRD/X-Rechnung) zur Verfügung gestellt. Das spart voraussichtlich viel Zeit bei der Vorkontierung, wenn die Rechnungsbearbeitung insgesamt elektronisch stattfindet.

Dieser Prozess kann durch eine Modulerweiterung „Rechnungsworkflow“ des Finanzwesen-Systems „newsystem“, das in der Gemeinde Bohmte im Einsatz ist, unterstützt werden. Durch den sog. eRechnungs-Manager ist es möglich, die eingegangenen elektronischen Rechnungen in einem für newsystem lesbaren Format direkt digital weiterzuverarbeiten ohne Medienbrüche zu erzeugen. Darüber hinaus ist es mit dem eRechnungs-Manager möglich, wiederkehrende Rechnungen automatisch erkennen zu lassen. In Verbindung mit dem gesamten Rechnungsworkflow können auch weitere Kontierungen von Rechnungen automatisiert eingegeben werden. Damit werden die Logistik-/Durchlaufzeiten (interne Post, Weiterreichen über verschiedene Stellen), Bearbeitungszeiten (Personalkosten) und Sachkosten (Papier, Toner, Büromaterial zum Abheften usw.) auf ein Minimum reduziert, ohne dass Nutzen verloren geht. Darüber hinaus geht keine Rechnung auf dem internen Postweg verloren und der Bearbeitungsstatus ist jederzeit nachvollziehbar. Im elektronischen Eingangsbuch besteht ein Überblick über die eingegangenen Rechnungen, sodass auch ein jederzeitiger Überblick über alle Verbindlichkeiten besteht und auch ggf. Skontofristen eingehalten werden können. Auf dem Bildschirm können Rechnungen über das Finanzwesen-System „newsystem“ aufgerufen werden. Nach Bearbeitung der Rechnungen sollen diese in einem Dokumentenmanagementsystem archiviert werden, für das der Verwaltung derzeit noch kein aktualisiertes Angebot vorliegt.

Die derzeitige Planung sieht vor, den Prozess der Einführung des Rechnungsworkflows/ Dokumentenmanagementsystems Ende 2019/Anfang 2020 umzusetzen. Mit der Jahresveranlagung 2020 könnten die ersten Steuerbescheide archiviert werden. Im Frühjahr 2020 könnte die Umsetzung der Archivierung der Rechnungen i. V. m. dem Rechnungsworkflow/eRechnungs-Manager erfolgen, um der gesetzlichen Anforderung zum 18.04.2020 gerecht zu werden.

Im Haushalt 2018 wurden für die Jahre 2018/2019 für die Investition „Rechnungsworkflow“ Ansätze von insgesamt 18.900 € zur Umsetzung eingeplant. Aufgrund allgemeiner Preissteigerungen, der zusätzlichen Berücksichtigung der Archivierung der eingescannten Belege im Dokumentenmanagementsystem und des eRechnungs-Managers im Finanzwesen-System „newsystem“ wird im Haushalt 2019 für das Jahr 2020 mit einem Betrag i. H. v. 32.000 € im investiven Bereich geplant. Die laufenden Aufwendungen belaufen sich jährlich auf ca. 10.000 €.

Zum 01.01.2019 hat die ITEBO neue (höhere) Konditionen, die zu einem Anstieg der Aufwendungen führen würden. Sollte das Angebot erst nach dem 01.01.2019 angenommen werden, gelten die neuen Bedingungen.

Aus diesem Grund schlägt die Verwaltung vor, das Angebot noch in diesem Jahr anzunehmen und im Haushalt 2019 für das Jahr 2020 die entsprechenden Mittel einzustellen.

Anlagen:

Angebot vom 22.11.2018

Beschluss:

Der Rat der Gemeinde Bohmte beschließt, das Angebot der ITEBO vom 22.11.2018 (Angebotsnr. 2018-2518) zur Einführung des Rechnungsworkflows und eRechnungs-Managers anzunehmen.

Darüber hinaus beschließt der Rat, im Haushalt 2019 für das Jahr 2020 einen Betrag für die einmalige Investition i. H. v. 32.000 € und laufende jährliche Kosten ab dem Jahr 2020 i. H. v. 10.000 € zu berücksichtigen.

Finanzierung:

Durch die Ausführung des vorgeschlagenen Beschlusses entstehen folgende Auswirkungen auf den Haushalt: