Der Landkreis
Osnabrück hat zum 01.01.2017 eine Zentrale Vergabestelle (ZVS) eingerichtet,
die zunächst die Vergaben innerhalb des Landkreises Osnabrück an einer Stelle
gebündelt hat.
Die
Kreisverwaltung ist genauso wie die Gemeinde Bohmte als öffentlicher
Auftraggeber an die Bestimmungen der EU, nationale Bestimmungen sowie an
Länderrecht gebunden. Mit der Einrichtung der ZVS wurde beim Landkreis
Osnabrück eine Organisationsstruktur gefunden, die ein hohes Maß an Rechts- und
Praxiswissen auf diesem Gebiet garantiert und somit ein rechtssicheres Arbeiten
innerhalb des sehr komplexen und von häufigen Änderungen betroffenen
Vergaberechts ermöglicht.
Die ZVS des
Landkreises Osnabrück nutzt ein Vergabemanagementsystem, das die
medienbruchfreie elektronische Bearbeitung eines Verfahrens von der Erfassung
und der Veröffentlichung und/oder Bereitstellung der Vergabeunterlagen, über
die Annahme der Angebote und die Angebotsprüfung und Wertung, bis hin zur
Auftragsvergabe ermöglicht. Der Landkreis Osnabrück nutzt hierfür das
Vergabemanagementsystem der Firma cosinex GmbH und die Hosting-Dienstleistungen
der ITEBO GmbH sowie den Vergabemarktplatz „vergabe.Niedersachsen“ und erfüllt
damit bereits jetzt die Anforderungen an die sogenannte eVergabe, die
schrittweise in den kommenden Jahren verpflichtend eingeführt wird.
Ab dem 18.
Oktober 2018 dürfen öffentliche Auftraggeber bei Vergaben oberhalb der
EU-Schwellenwerte keine abweichenden Mittel mehr verlangen, sondern sind zur
Annahme ausschließlich elektronischer Angebote verpflichtet. Im
Unterschwellenbereich gilt für Bauleistungen weiterhin das Wahlrecht des Auftraggebers.
Eine Begrenzung auf elektronische Angebote wäre aber ab diesem Zeitpunkt
bereits zulässig.
Für die Vergabe
von Liefer- und Dienstleistungen sieht die in Niedersachsen noch in Kraft zu
setzende Unterschwellenvergabeordnung abweichende Übergangsvorschriften vor. Ab
dem 01. Januar 2019 ist der öffentliche Auftraggeber verpflichtet, die
Einreichung von elektronischen Angeboten zu akzeptieren. Ab dem 01. Januar 2020
ist vorzugeben, dass Unternehmen Teilnahmeanträge und Angebote im Grundsatz
ausschließlich mithilfe elektronischer Mittel übermitteln.
Die Zentrale
Vergabestelle des Landkreises Osnabrück wurde von vornherein unter der
Zielsetzung, die Dienstleistung auch für die kreisangehörigen Kommunen
anzubieten, konzipiert.
In Abhängigkeit
von der Anzahl und dem Umfang der jährlichen Vergaben sowie der Organisation
der Beschaffungsvorgänge stehen den Kommunen von der reinen Nutzung eines
Serviceportals zur Bereitstellung der Unterlagen und zur formgerechten
Entgegennahme der Angebote bis hin zur Etablierung eines eigenen
Vergabemanagementsystems verschiedene Möglichkeiten offen, um die eVergabe
umzusetzen. Als weitere Option soll für die Kommunen im Landkreis Osnabrück die
Möglichkeit bestehen, sich der ZVS als Dienstleister für die formelle Abwicklung
von Vergabeverfahren zu bedienen, so dass diese Kommunen keine eigenen
technischen und personellen Ressourcen für das Thema eVergabe vorhalten müssen.
Der Landkreis
Osnabrück beabsichtigt, mit interessierten Kommunen eine mandatierende
Zweckvereinbarung zur Nutzung der ZVS zu schließen. Diese beinhaltet die
Regelung der Zuständigkeiten und die aufzubringenden Kosten.
Auf die Gemeinde
Bohmte entfallen die Personalkosten, die vom Landkreis Osnabrück für die
jeweiligen Vergabeverfahren aufgewendet werden. Als Stundensatz ist in der
Vereinbarung ein Betrag von 59,78 € angesetzt worden.
In dem
Arbeitstreffen wurde von der ZVS der durchschnittliche Zeitanteil für ein
Vergabefahren mit 6 Stunden angesetzt, so dass je Ausschreibung dementsprechend
mit Kosten von ca. 360,00 € gerechnet werden kann, wobei umfangreiche Verfahren
zeitaufwendiger und dementsprechend teurer sind und einfachere Verfahren einen
geringeren Zeitaufwand bewirken und dementsprechend günstiger sind. Der je
Ausschreibung erbrachte Zeitaufwand ist vom Landkreis Osnabrück zu
dokumentieren.
Zudem werden der
Gemeinde Bohmte die laufenden Kosten für den Einsatz des
Vergabemanagementsystems einmal jährlich in Rechnung gestellt. Die derzeit auf
die Gemeinde Bohmte zukommenden Pflegekosten liegen bei 150,10 € im Jahr.
Die einmaligen
Einrichtungskosten in Höhe von 790 Euro je Gemeinde werden durch den Landkreis
getragen. Zudem werden die Mitarbeiter der Gemeinde Bohmte durch die ZVS
geschult und der Support über die ZVS geleistet.
Der Landkreis
Osnabrück hat einen Entwurf einer Zweckvereinbarung erarbeitet, der den
Kommunen in einem Arbeitstreffen am 23. August 2018 vorgestellt wurde. Dieser
Entwurf soll am 17.09.2018 vom Kreistag beschlossen werden, so dass ab dann
entsprechende Vereinbarungen mit den interessierten Kommunen abgeschlossen
werden können.
Die Gemeinde
Bohmte hat bereits im Rahmen einer Umfrage im Dezember 2017 ein grundsätzliches
Interesse an einer Kooperation mit dem Landkreis Osnabrück geäußert. Im
Arbeitstreffen am 23. August 2018 wurde von den Gemeinden Ostercappeln und
Bohmte das Interesse bestätigt, auch in der Form die ZVS als Dienstleister für
die formelle Abwicklung von Vergabeverfahren zu nutzen.
Diese Kooperation
bietet für die Gemeinde Bohmte folgende Vorteile:
- Die technischen Voraussetzungen der eVergabe
müssen nicht eigenständig geschaffen und bezahlt werden.
- Die ZVS steht als ständiger Ansprechpartner
und Berater für vergaberechtliche Angelegenheiten zur Verfügung.
- Die ZVS führt das Vergabeverfahren elektronisch
durch.
- Die ZVS verfügt über die personellen und
technischen Voraussetzungen für Vergabeverfahren, insbesondere vor dem
Hintergrund der speziellen Anforderungen, die bei Förderprojekten
(Dorfentwicklung, ILEK, etc.) bestehen, rechtssicher durchzuführen.
- Die Mitarbeiter der Gemeinde Bohmte können
jederzeit auf ihre Ausschreibungen zugreifen und den aktuellen Stand einsehen.
Bei der Gemeinde
Bohmte verbleiben allerdings die fachspezifischen Aufgabenbereiche (u. a.
Erstellung der Leistungsverzeichnisse, fachspezifische Auskünfte,
Vergabevorschläge).
Die
Zweckvereinbarung deckt Ausschreibungen ab einem Betrag von 10.000,00 €
ab. Dieser Betrag wurde vor dem Hintergrund gewählt, damit auch die Anwendung
des Niedersächsischen Tariftreue- und Vergabegesetzes berücksichtigt wird und
die Vorlagepflicht beim Rechnungsprüfungsamt abgedeckt ist.
Die Stelle im
Fachbereich 3.1 Allgemeine Bauverwaltung, die bisher mit den Aufgaben im
Vergaberecht zentral betraut ist, nimmt diese auch weiterhin wahr. Allerdings beschränkt
sich dies zukünftig auf die Vergaben im Unterschwellenbereich unterhalb von
10.000,00 € (nicht von der Zweckvereinbarung abgedeckt). Zudem wird diese
Stelle zukünftig die Schnittstelle zwischen den Fachbereichen in der Gemeinde
Bohmte und der ZVS des Landkreises Osnabrück bilden.
Die Gemeinden
Bohmte und Ostercappeln würden nach derzeitigem Stand die beiden Pilotkommunen
im Landkreis Osnabrück bilden, die ihre Vergabeverfahren über die ZVS des
Landkreises Osnabrück abwickeln. Die Erfahrungen aus diesem Pilotprojekt werden
dann auf die zukünftig hinzukommenden Gemeinden übertragen. Dementsprechend
können auch die Abläufe zwischen der ZVS und den Kommunen durch das Mitwirken
der Gemeinde Bohmte in der Pilotphase nach den Erfordernissen der Gemeinde
Bohmte mitgestaltet werden.
Zweckvereinbarungen
unterliegen der Anzeigepflicht gegenüber der Kommunalaufsicht und sind
öffentlich bekannt zu machen.
Für an
öffentlichen Aufträgen des Landkreises und seiner Kommunen interessierte
Unternehmen ist die einheitliche Vorgehensweise sowie die Nutzung eines
einheitlichen technischen Systems von Vorteil. Durch die digitale
Bereitstellung sowie Bearbeitung der Vergabeunterlagen entfallen u.a. Postwege
und das Verfahren wird verkürzt. Die Einführung einer eVergabe-Lösung
ermöglicht dem Bieter kostenlos jederzeit die Vergabeunterlagen einzusehen
sowie digital ein Angebot abzugeben. Insbesondere durch die digitalisierte
Bieterkommunikation wird den Interessen der Bieter bezüglich Transparenz und
Gleichbehandlung in besonderem Maße entsprochen.
Anlagen:
Der interkommunalen Kooperation mit dem Landkreis Osnabrück auf dem Gebiet des Vergaberechts wird zugestimmt. Dem Abschluss der Zweckvereinbarung zur Nutzung der Zentralen Vergabestelle wird zugestimmt.
Finanzierung:
Durch die Ausführung des
vorgeschlagenen Beschlusses entstehen folgende Auswirkungen auf den Haushalt:
Keine
finanziellen Auswirkungen |
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Gesamterträge und/ oder Gesamteinzahlungen (ohne
Folgekosten) in Höhe von |
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€ |
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Gesamtaufwendungen
und/ oder Gesamtauszahlungen (ohne Folgekosten) in Höhe von |
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150,10 € |
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im |
Ergebnishaushalt |
Produkt: |
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Kostenstelle: |
600000 |
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Deckungsmittel
stehen bei der zuständigen Haushaltsstelle zur Verfügung |
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Deckung
erfolgt im Rahmen des zugehörigen Budgets Deckung
erfolgt durch |
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Deckungsmittel
stehen nicht zur Verfügung Jährliche
Folgekosten: 150,10 € |
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im |
Finanzhaushalt |
Investitionsnummer: |
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Die Maßnahme
ist im Investitionsplan 20 enthalten
nicht enthalten |
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Deckungsmittel
stehen bei der zuständigen Haushaltsstelle zur Verfügung Deckung
erfolgt durch |
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Deckungsmittel stehen nicht zur Verfügung |
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Die Finanzierung
bei nicht zur Verfügung stehenden Deckungsmitteln muss erfolgen: |
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durch
einen Nachtragshaushalt |