Sitzung: 28.09.2023 Rat Gemeinde Bohmte
Vorlage: BV/195/2023
Aus Anlass der Gründung der
Tourismusgesellschaft Osnabrücker Land mbH (TOL) am 20.03.2020 wurden
umfassende Vertragswerke abgeschlossen. So musste die TOL von den rein
kommunalen Gesellschaftern mit klar definierten Aufgaben betraut werden. Zu
diesem Zweck wurde ein sog. Betrauungsakt abgeschlossen. Neben dem
Gesellschaftsvertrag wurde zudem eine sehr detaillierte Konsortialvereinbarung
getroffen, um die Zuführung der Finanzmittel zum Verlustausgleich in Form von
Kapitaleinlagen (steuerfrei) und im Rahmen eines Partnerschaftsvertrags
(steuerpflichtig) zu regeln. Der hohe Detaillierungsgrad der Verträge war vor
allem der zum damaligen Zeitpunkt verschärften und teilweise noch unsicheren
Rechtslage zum EU-Beihilfegesetz geschuldet.
Nach nunmehr drei Jahren Geschäftstätigkeit
der TOL wurden die Vertragswerke von der Kanzlei BRANDI Rechtsanwälte
Partnerschaft mbB (Paderborn), Herrn Dr. Christoph Jahn, auf ihre Notwendigkeit
und Aktualität gründlich geprüft mit dem Ergebnis, dass durch zwischenzeitlich
erfolgte Urteile zur Auslegung des EU-Beihilferechts sowie das veränderte
Aufgabenportfolio der TOL die Beihilferisiken nahezu ausgeschlossen werden
können. Überdies haben eine steuer- und eine gesellschaftsrechtliche Prüfung
stattgefunden. Die TOL Geschäftsführung hat dazu bereits im Herbstgremienlauf
2022 sowie in der Gesellschafterversammlung am 21.06.2023 berichtet.
Eine tabellarische Übersicht zur
beihilferechtlichen Einordnung ist als Anlage beigefügt.
Dies eröffnet die Möglichkeit, die
Vertragswerke deutlich zu verschlanken und die Beschlussfassungen zu
vereinfachen.
Betrauungsakt
Der Arbeit der TOL liegt ein Betrauungsakt
mit einer Gültigkeit ab dem 31.03.2020 (Eintrag ins Handelsregister) zugrunde,
in dem die TOL von ihren Gesellschaftern mit den dort definierten Aufgaben
betraut wird. Dieser sicherte die beihilferechtlich einwandfreie Zuführung der
jährlichen Finanzmittel zur Verlustabdeckung ab. Über das Erfordernis einer
Trennungsrechnung in der Finanzbuchhaltung hinaus sollte sichergestellt werden,
dass die beihilferechtlich kritischen Aufgaben transparent dargestellt werden.
Erforderlich war der Nachweis, dass keine öffentlichen Mittel in vertriebliche
Aufgaben fließen und eine Überkompensation der TOL verhindert wird.
Der Betrauungsakt sieht in §12 Abs. 2 eine
Prüfung nach drei Jahren Gültigkeit vor. Diese wurde durchgeführt (s.o.) und
ergab, dass die Beihilferisiken der TOL inzwischen nahezu vollständig
ausgeschlossen werden können. Demnach können die Gesellschafter gem. § 12 Abs 3
lit c) + d) den Betrauungsakt zum 31.12.2023 widerrufen und beenden. Die
Gesellschafter erhalten zur Absicherung einer korrekten Mittelverwendung
zukünftig alle drei Jahre unaufgefordert von der TOL eine sog. De
minimis-Erklärung, in der die TOL versichert, über einen Zeitraum von drei
Jahren nicht mehr als 200.000 € an staatlichen Mitteln für beihilfeverdächtige
Aufgaben erhalten zu haben.
Damit sind alle Rechtserfordernisse in
diesem Zusammenhang erfüllt. Im internen Controlling der TOL wird weiterhin mit
einer Trennungsrechnung gearbeitet, um dem Gebot einer ausreichenden
Transparenz nachzukommen.
Konsortialvereinbarung
Der hohe Detaillierungsgrad der
Konsortialvereinbarung inkl. der gesplitteten Zuführung der einzelnen
Kapitaleinlagen war ebenfalls der verschärften und teilweise noch unsicheren
Rechtslage zum EU-Beihilfegesetz geschuldet. Die erneute umfassende Analyse
erlaubt nun eine deutliche Vereinfachung der Vereinbarung.
In der Konsortialvereinbarung kann auf die
Splittung der Kapitaleinlagen sowie auf den vorgegebenen unterjährigen
Mittelabruf verzichtet werden, der sich ohnehin als nicht praktikabel erwiesen
hat. Die Vereinbarung soll zudem eine allgemeingültige Fassung bekommen, die
nicht die Vereinbarung selbst und vor allem ihre Anlagen mit den Summen der Mittelzuführung,
sondern den jeweiligen Wirtschaftsplan des folgenden Geschäftsjahres zum
zentralen Instrument für die Höhe der Mittelzuführung bestimmt. Damit entfällt
die bislang alle zwei Jahre erforderliche Beschlussfassung zur Verlängerung der
Konsortialvereinbarung, die – als Bestandteil des Gesellschaftsvertrags - auch
durch die Stadt- und (Samt-)Gemeinderäte der Gesellschafter erfolgen musste.
Die Beschlüsse zum Wirtschaftsplan werden in der Gesellschafterversammlung
gefasst. Dort wird dann zukünftig auch über die jeweilige Höhe der
Mittelzuführung entschieden, die sich selbstverständlich an den bisherigen
Modalitäten und Beträgen orientiert.
Das bedeutet, dass der Wirtschaftsplan für
das Folgejahr zukünftig bereits im Frühjahrsgremienlauf vorgelegt und
beschlossen wird. Die Kapitaleinlagen sind nach wie vor zum Ende des Vorjahres
anzuweisen. Die Mittel aus dem Geschäftsbesorgungsvertrag, der unverändert
bestehen bleibt, werden wie bisher im 1. Quartal des jeweiligen Geschäftsjahres
abgerufen.
Bei der Gelegenheit wurde der Vertrag auch
noch einmal redaktionell überarbeitet, so dass eine erheblich bessere
Lesbarkeit erreicht werden konnte.
Zur Information ist der Konsortialvertrag in
seiner aktuellen Form mit den geplanten inhaltlichen Änderungen als Anlage
beigefügt (Synopse). Redaktionelle Änderungen für eine bessere Lesbarkeit
wurden nicht gesondert kenntlich gemacht.
Gesellschaftsvertrag
Die neue Einschätzung des Beihilferisikos
und der Wegfall des Betrauungsaktes ziehen eine entsprechende Aktualisierung
des Gesellschaftsvertrages nach sich. Die Synopse mit den von Herrn Dr. Jahn
vorgeschlagenen Änderungen, die durch Streichung bzw. blaue Schrift kenntlich
gemacht wurden, ist als Anlage beigefügt.
Zudem wird bei der Gelegenheit der Erfordernis
Rechnung getragen, die Gesellschafterversammlungen und Aufsichtsratssitzungen
auch per Videokonferenz oder im hybriden Format abhalten zu können.
Bitte beachten Sie die Änderungen in der
Präambel, in §2 Abs. 1, §3 Abs. 3, §9 Abs 1 lit. b) sowie die Streichung des
§26 und die entsprechende Anpassung im Inhaltsverzeichnis.
Die Änderungen im Gesellschaftsvertrag
müssen unter notarieller Aufsicht mit anschließender Unterschrift der
Gesellschafter beurkundet werden. Der Termin für eine kurze Gesellschafterversammlung
zu diesem Zweck wird noch bekannt gegeben.
Anlagen:
Der Rat der Gemeinde Bohmte beschließt:
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Der
bestehende Betrauungsakt der TOL mit Gültigkeit ab dem 31.03.2020 wird nach
bereits erfolgter Prüfung und gem. § 12 Abs. 3 lit. c) + d) zum 31.12.2023
beendet. Er wird durch eine alle drei Jahre unaufgefordert erfolgende
De-Minimis-Erklärung an die einzelnen Gesellschafter der TOL ersetzt.
-
Die
vorgeschlagene Anpassung der Konsortialvereinbarung zur Regelung einer
vereinfachten Mittelzuführung und Beschlussfassung wird wie vorgeschlagen
umgesetzt und gilt ab dem Geschäftsjahr 2024.
-
Die
daraus folgenden Änderungen im Gesellschaftsvertrag werden ebenfalls
beschlossen und gelten ab dem 01.01.2024.
Die Beschlussfassungen zur grundsätzlichen
Vorgehensweise und zur Konsortialvereinbarung erfolgten bereits in der Gesellschafterversammlung
am 21.06.2023 unter Vorbehalt der gleichlautenden Beschlussfassung in den
Gremien der einzelnen Gesellschafter.
Die offizielle Beendigung des
Betrauungsaktes sowie die Änderungen im Gesellschaftsvertrag werden in einer
Sondersitzung der Gesellschafterversammlung im Herbst beschlossen und so
rechtzeitig erfolgen, dass der Eintrag ins Handelsregister im Jahr 2023
gesichert ist. Ort und Zeit der Sitzung werden noch bekannt gegeben.
Finanzierung:
Durch die Ausführung des
vorgeschlagenen Beschlusses entstehen folgende Auswirkungen auf den Haushalt:
Keine
finanziellen Auswirkungen |
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Gesamterträge und/ oder Gesamteinzahlungen (ohne
Folgekosten) in Höhe von |
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€ |
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Gesamtaufwendungen
und/ oder Gesamtauszahlungen (ohne Folgekosten) in Höhe von |
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€ |
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Ergebnishaushalt |
Produkt: |
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Kostenstelle: |
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Deckungsmittel
stehen bei der zuständigen Haushaltsstelle zur Verfügung |
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Deckung
erfolgt im Rahmen des zugehörigen Budgets Deckung
erfolgt durch |
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Deckungsmittel
stehen nicht zur Verfügung Jährliche
Folgekosten: |
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im |
Finanzhaushalt |
Investitionsnummer: |
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Die
Maßnahme ist im Investitionsplan 20 enthalten
nicht enthalten |
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Deckungsmittel
stehen bei der zuständigen Haushaltsstelle zur Verfügung Deckung
erfolgt durch |
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Deckungsmittel stehen nicht zur Verfügung |
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Die Finanzierung
bei nicht zur Verfügung stehenden Deckungsmitteln muss erfolgen: |
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durch
einen Nachtragshaushalt |