Tagesordnungspunkt

TOP Ö 14: Anschaffung einer Software zur Erfassung von Tätigkeiten des Bauhofs

BezeichnungInhalt
Sitzung:08.10.2020   Rat - 021/X 
Vorlage:  BV/153/2020 

Sachverhalt:

 

Zur Erfassung der Tätigkeiten des Bauhofs werden derzeit per Hand Stundenzettel ausgefüllt. Der Bauhofleiter bekommt diese von den Mitarbeitern des Bauhofs und gibt sie zur Erfassung an die Verwaltung.

Die Erfassung der Stundenzettel erfolgt daraufhin durch die Verwaltung in einer Excel-Datei. Dabei kommt es häufig zu Rückfragen der Verwaltung an den Bauhof. Die Erfassung der Stundenzettel in Excel nimmt derzeit ca. 10 bis 20 Stunden pro Monat in Anspruch.

Nach der Erfassung der Tätigkeiten erfolgen debitorische Kontierungen (Einnahmen), die durch die Verwaltung (derzeit Fachdienst 4/Fachdienst 5) bearbeitet werden. Parallel dazu erfolgen kreditorische Kontierungen (Ausgaben), die vom zuständigen Fachdienst bearbeitet werden, um eine leistungsgerechte Verteilung der Bauhof-Tätigkeiten vorzunehmen. Diese debitorischen/kreditorischen Kontierungen werden im Finanzwesen (newsystem) erfasst.

 

Zur Vereinfachung der Erfassung der Bauhof-Tätigkeiten wird angestrebt, eine Erweiterung der Software newsystem (Modul „Kommunale Betriebe“) anzuschaffen. Durch die Software-Erweiterung ist eine Erfassung der Tätigkeiten der Bauhof-Mitarbeiter anhand eines mobilen Endgeräts möglich. Der Bauhof-Mitarbeiter wählt aus einem vorgegebenen Menü seine durchgeführte Tätigkeit aus. Diese Daten werden am Ende des Arbeitstages durch den jeweiligen Bauhof-Mitarbeiter in newsystem hochgeladen. Nach dem Hochladen erscheinen diese in newsystem und stehen zur Verbuchung bereit.

 

Durch den Einsatz dieser Software werden viele Arbeitsschritte (wie das manuelle Aufschreiben der Stunden durch die Bauhof-Mitarbeiter und die Arbeiten der Verwaltung) und damit auch Arbeitszeit eingespart.

 

Für die Anschaffung der Software (Investition) entstehen einmalige Kosten i. H. v. 15.262,70 € (Steuersatz: 16%) bei einer geplanten Anschaffung bis zum 31.12.2020.

Hinzu kommen die Kosten für die Anschaffung der mobilen Endgeräte. Diese betragen rd. 1.000 €. Weitere einmalige Kosten für die Schulungen entstehen im Ergebnishaushalt i. H. v. voraussichtlich rd. 2.300 €. Somit belaufen sich die gesamten einmaligen Kosten auf rd. 18.600 €.

 

Wird ab Anfang des Jahres 2021 von einem Steuersatz von 19% ausgegangen, belaufen sich die jährlichen Kosten auf 5.109,53 €.

 

Zur Finanzierung dieser außerplanmäßigen Software-Erweiterung stehen derzeit lt. Haushaltsplan keine Mittel zur Verfügung. Die Investition „Friedhof Bohmte – Bagger“ (Investitionsnr.: 5531019005) hatte einen Haushaltsansatz i. H. v. 50.000 €, wovon 33.249,30 € im Haushaltsjahr 2020 in Anspruch genommen wurden. Somit wäre es aus Sicht der Verwaltung möglich, die genannte außerplanmäßige Investition i. H. v. 15.262,70 € durch die Einsparung der Kosten bei der Investition „Friedhof Bohmte – Bagger“ zu decken.

 


Anlagen:

 

 


Beschluss:

Der Rat der Gemeinde Bohmte beschließt die Anschaffung der Erweiterung der Software um das Modul „Kommunale Betriebe“ zu Kosten i. H. v. insgesamt rd. 18.600 € (Steuersatz: 16%) mit den jährlichen laufenden Kosten i. H. v. 5.109,53 €. Ferner stimmt der Rat der Finanzierung der Anschaffung in Form einer außerplanmäßigen Ausgabe und dem Finanzierungsvorschlag der Verwaltung zu.


 

Finanzierung:

 

Durch die Ausführung des vorgeschlagenen Beschlusses entstehen folgende Auswirkungen auf den Haushalt:

 

Keine finanziellen Auswirkungen

Gesamterträge und/ oder Gesamteinzahlungen (ohne Folgekosten) in Höhe von

 

 

 

 

     

Gesamtaufwendungen und/ oder Gesamtauszahlungen (ohne Folgekosten)  in Höhe von

 

 

18.600 €

 

     

 

 

 

 

 

 

im

Ergebnishaushalt

Produkt:

57320

 

 

 

Kostenstelle:

771000

 

 

Deckungsmittel stehen bei der zuständigen Haushaltsstelle zur Verfügung

 

Deckung erfolgt im Rahmen des zugehörigen Budgets

Deckung erfolgt durch      

 

Deckungsmittel stehen nicht zur Verfügung

 

Jährliche Folgekosten: 5.109,53 €

 

im

Finanzhaushalt

Investitionsnummer:

     

 

 

 

 

 

 

 

Die Maßnahme ist im Investitionsplan 2020                 enthalten

                                                                                      nicht enthalten

 

 

Deckungsmittel stehen bei der zuständigen Haushaltsstelle zur Verfügung

Deckung erfolgt durch Investition 5531019005 (Friedhof Bohmte – Bagger)     

 

Deckungsmittel stehen nicht zur Verfügung

 

Die Finanzierung bei nicht zur Verfügung stehenden Deckungsmitteln muss erfolgen:

durch einen Nachtragshaushalt

 

 


 

 


Abstimmungsergebnis:

 

Ja:

 

Nein:

 

Enthaltung: