Sitzung: 22.09.2020 Ausschuss für Finanzen und Wirtschaft
Vorlage: BV/153/2020
Sachverhalt:
Zur Erfassung der Tätigkeiten des Bauhofs werden
derzeit per Hand Stundenzettel ausgefüllt. Der Bauhofleiter bekommt diese von
den Mitarbeitern des Bauhofs und gibt sie zur Erfassung an die Verwaltung.
Die Erfassung der Stundenzettel erfolgt
daraufhin durch die Verwaltung in einer Excel-Datei. Dabei kommt es häufig zu
Rückfragen der Verwaltung an den Bauhof. Die Erfassung der Stundenzettel in
Excel nimmt derzeit ca. 10 bis 20 Stunden pro Monat in Anspruch.
Nach der Erfassung der Tätigkeiten erfolgen
debitorische Kontierungen (Einnahmen), die durch die Verwaltung (derzeit
Fachdienst 4/Fachdienst 5) bearbeitet werden. Parallel dazu erfolgen
kreditorische Kontierungen (Ausgaben), die vom zuständigen Fachdienst
bearbeitet werden, um eine leistungsgerechte Verteilung der Bauhof-Tätigkeiten
vorzunehmen. Diese debitorischen/kreditorischen Kontierungen werden im
Finanzwesen (newsystem) erfasst.
Zur Vereinfachung der Erfassung der
Bauhof-Tätigkeiten wird angestrebt, eine Erweiterung der Software newsystem
(Modul „Kommunale Betriebe“) anzuschaffen. Durch die Software-Erweiterung ist
eine Erfassung der Tätigkeiten der Bauhof-Mitarbeiter anhand eines mobilen
Endgeräts möglich. Der Bauhof-Mitarbeiter wählt aus einem vorgegebenen Menü
seine durchgeführte Tätigkeit aus. Diese Daten werden am Ende des Arbeitstages
durch den jeweiligen Bauhof-Mitarbeiter in newsystem hochgeladen. Nach dem
Hochladen erscheinen diese in newsystem und stehen zur Verbuchung bereit.
Durch den Einsatz dieser Software werden viele
Arbeitsschritte (wie das manuelle Aufschreiben der Stunden durch die
Bauhof-Mitarbeiter und die Arbeiten der Verwaltung) und damit auch Arbeitszeit
eingespart.
Für die Anschaffung der Software (Investition)
entstehen einmalige Kosten i. H. v. 15.262,70 € (Steuersatz: 16%) bei einer
geplanten Anschaffung bis zum 31.12.2020.
Hinzu kommen die Kosten für die Anschaffung der
mobilen Endgeräte. Diese betragen rd. 1.000 €. Weitere einmalige Kosten für die
Schulungen entstehen im Ergebnishaushalt i. H. v. voraussichtlich rd. 2.300 €.
Somit belaufen sich die gesamten einmaligen Kosten auf rd. 18.600 €.
Wird ab Anfang des Jahres 2021 von einem
Steuersatz von 19% ausgegangen, belaufen sich die jährlichen Kosten auf
5.109,53 €.
Zur Finanzierung dieser außerplanmäßigen
Software-Erweiterung stehen derzeit lt. Haushaltsplan keine Mittel zur
Verfügung. Die Investition „Friedhof Bohmte – Bagger“ (Investitionsnr.:
5531019005) hatte einen Haushaltsansatz i. H. v. 50.000 €, wovon 33.249,30 € im
Haushaltsjahr 2020 in Anspruch genommen wurden. Somit wäre es aus Sicht der
Verwaltung möglich, die genannte außerplanmäßige Investition i. H. v. 15.262,70
€ durch die Einsparung der Kosten bei der Investition „Friedhof Bohmte –
Bagger“ zu decken.
Anlagen:
Beschluss:
Der Rat der Gemeinde Bohmte beschließt die Anschaffung der Erweiterung der Software um das Modul „Kommunale Betriebe“ zu Kosten i. H. v. insgesamt rd. 18.600 € (Steuersatz: 16%) mit den jährlichen laufenden Kosten i. H. v. 5.109,53 €. Ferner stimmt der Rat der Finanzierung der Anschaffung in Form einer außerplanmäßigen Ausgabe und dem Finanzierungsvorschlag der Verwaltung zu.
Finanzierung:
Durch die Ausführung des
vorgeschlagenen Beschlusses entstehen folgende Auswirkungen auf den Haushalt:
Keine
finanziellen Auswirkungen |
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Gesamterträge und/ oder Gesamteinzahlungen (ohne
Folgekosten) in Höhe von |
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€ |
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Gesamtaufwendungen
und/ oder Gesamtauszahlungen (ohne Folgekosten) in Höhe von |
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€ |
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im |
Ergebnishaushalt |
Produkt: |
57320 |
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Kostenstelle: |
771000 |
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Deckungsmittel
stehen bei der zuständigen Haushaltsstelle zur Verfügung |
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Deckung
erfolgt im Rahmen des zugehörigen Budgets Deckung
erfolgt durch |
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Deckungsmittel
stehen nicht zur Verfügung Jährliche
Folgekosten: 5.109,53 € |
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im |
Finanzhaushalt |
Investitionsnummer: |
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Die
Maßnahme ist im Investitionsplan 2020 enthalten |
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Deckungsmittel
stehen bei der zuständigen Haushaltsstelle zur Verfügung Deckung
erfolgt durch Investition 5531019005 (Friedhof Bohmte – Bagger) |
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Deckungsmittel stehen nicht zur Verfügung |
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Die Finanzierung
bei nicht zur Verfügung stehenden Deckungsmitteln muss erfolgen: |
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durch
einen Nachtragshaushalt |
Beschluss:
Der Ausschuss für Finanzen und Wirtschaft verweist den Tagesordnungspunkt „Anschaffung einer Software zur Erfassung von Tätigkeiten des Bauhofs“ an den Verwaltungsausschuss.
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Sachverhalt:
Zur Erfassung der Tätigkeiten des Bauhofs werden
derzeit per Hand Stundenzettel ausgefüllt. Der Bauhofleiter bekommt diese von
den Mitarbeitern des Bauhofs und gibt sie zur Erfassung an die Verwaltung.
Die Erfassung der Stundenzettel erfolgt
daraufhin durch die Verwaltung in einer Excel-Datei. Dabei kommt es häufig zu
Rückfragen der Verwaltung an den Bauhof. Die Erfassung der Stundenzettel in
Excel nimmt derzeit ca. 10 bis 20 Stunden pro Monat in Anspruch.
Nach der Erfassung der Tätigkeiten erfolgen
debitorische Kontierungen (Einnahmen), die durch die Verwaltung (derzeit
Fachdienst 4/Fachdienst 5) bearbeitet werden. Parallel dazu erfolgen
kreditorische Kontierungen (Ausgaben), die vom zuständigen Fachdienst
bearbeitet werden, um eine leistungsgerechte Verteilung der Bauhof-Tätigkeiten
vorzunehmen. Diese debitorischen/kreditorischen Kontierungen werden im
Finanzwesen (newsystem) erfasst.
Zur Vereinfachung der Erfassung der
Bauhof-Tätigkeiten wird angestrebt, eine Erweiterung der Software newsystem
(Modul „Kommunale Betriebe“) anzuschaffen. Durch die Software-Erweiterung ist
eine Erfassung der Tätigkeiten der Bauhof-Mitarbeiter anhand eines mobilen
Endgeräts möglich. Der Bauhof-Mitarbeiter wählt aus einem vorgegebenen Menü
seine durchgeführte Tätigkeit aus. Diese Daten werden am Ende des Arbeitstages
durch den jeweiligen Bauhof-Mitarbeiter in newsystem hochgeladen. Nach dem
Hochladen erscheinen diese in newsystem und stehen zur Verbuchung bereit.
Durch den Einsatz dieser Software werden viele
Arbeitsschritte (wie das manuelle Aufschreiben der Stunden durch die
Bauhof-Mitarbeiter und die Arbeiten der Verwaltung) und damit auch Arbeitszeit
eingespart.
Für die Anschaffung der Software (Investition)
entstehen einmalige Kosten i. H. v. 15.262,70 € (Steuersatz: 16%) bei einer
geplanten Anschaffung bis zum 31.12.2020.
Hinzu kommen die Kosten für die Anschaffung der
mobilen Endgeräte. Diese betragen rd. 1.000 €. Weitere einmalige Kosten für die
Schulungen entstehen im Ergebnishaushalt i. H. v. voraussichtlich rd. 2.300 €.
Somit belaufen sich die gesamten einmaligen Kosten auf rd. 18.600 €.
Wird ab Anfang des Jahres 2021 von einem
Steuersatz von 19% ausgegangen, belaufen sich die jährlichen Kosten auf
5.109,53 €.
Zur Finanzierung dieser außerplanmäßigen
Software-Erweiterung stehen derzeit lt. Haushaltsplan keine Mittel zur
Verfügung. Die Investition „Friedhof Bohmte – Bagger“ (Investitionsnr.:
5531019005) hatte einen Haushaltsansatz i. H. v. 50.000 €, wovon 33.249,30 € im
Haushaltsjahr 2020 in Anspruch genommen wurden. Somit wäre es aus Sicht der
Verwaltung möglich, die genannte außerplanmäßige Investition i. H. v. 15.262,70
€ durch die Einsparung der Kosten bei der Investition „Friedhof Bohmte –
Bagger“ zu decken.
Die Ausschussmitglieder sehen die laufenden
jährlichen Kosten von 5.109,53 € kritisch. Die Verwaltung wird gebeten
darzulegen, ob Vergleichsangebote eingeholt wurden, was die jährlichen Kosten
beinhalten, und wie hoch die Einsparung durch den Wegfall von Arbeitszeiten
beziffert wird.
Abstimmungsergebnis:
Ja: |
8 |
Nein: |
0 |
Enthaltung: |
0 |